المراجعة وتدقيق الحسابات

رغم ان هذا البحث قديم قمت باعداده سنة 1995 الا انني ارتايت نشره لما فيه من الفائدة عسى ان ينفع الاخوة الباحثين

المراجعة وتدقيق الحسابات

تأليف

حامد داود الطحله

1995

الفهرست

مقدمة

القسم الاول

الفصل الاول : اختصاصات المراجع

الفصل الثاني : انواع ومستويات المراجعة

الفصل الثالث: اجراءات المراجعة

الفصل الرابع : تقييم الرقابة الداخلية

الفصل الخامس: القرائن في المراجعة

الفصل السادس : الاخطاء

الفصل السابع : المراجعة لغرض التحقق

الفصل الثامن : تقرير المراجع

نماذج التقارير

القسم الثاني

المراجعة الداخلية

المراجع والمصادر

المقدمة

ان المفهوم العام للتدقيق هو فحص الحسابات للتأكد من صحتها , او هو فحص انظمة الرقابة الداخلية والبيانات والمستندات بشكل يعطي الصورة الصحيحة والصادقة للمنشأة .

وقد ظهرت مهنة التدقيق نتيجة لحاجة الانسان الى التحقق من البيانات المحاسبية وكان ان تطورت المهنة نظرا لاتساع النشاط الاقتصادي وظهور شركات الاموال , مما يدعو لان يكون المدقق في هذه الحالة هو كوكيل للمساهمين لمراقبة اعمال الادارة .

ومن المعروف ان عملية التدقيق تشمل الفحص والتقرير والتحقيق اللتان هما وظيفتان مترابطتان يمكنان المدقق من ابداء رأيه حول العمليات

المالية للمشروع .

اما التقرير فهو عبارة عن بلورة نتائج الفحص واثبات ذلك في تقرير يبين فيه المدقق راية الفني المحايد .

هذا وقد تطورت اهداف التقرير بشكل كبير جدا فقد كانت سابقا هي مجرد وسيلة لاكتشاف الاخطاء والغش والتلاعب ولكن نتيجة للظروف المتغيرة فقد تعدت عملية التدقيق ما سبق واصبح من اهم اهدافها :

1- مراقبة الخطط ومتابعة التنفيذ

2 - تقييم نتائج الاعمال بالنسبة الى الاهداف الموضوعة .

3 - تحقيق اقصي حد ممكن من الكفاية الانتاجية .

وتعود اهمية التدقيق لكونه وسيلة لا غاية , ولابد في هذه العجالة ان نتحدث عن الفرق بين المحاسبة والتدقيق , فالمحاسبة هي مجموعة النظريات والمبادئ التى تحكم عملية تسجيل وتبويب العمليات المختلفة , اما التدقيق فهو مجموعة النظريات والمبادئ التى تنظم فحص البيانات المحاسبية ومدي تطابقها مع الواقع والمبادئ المحاسبية .

ومن هنا يمكن القول ان عملية التدقيق تبدأ بعد ان ينهي المحاسب اعماله .

القسم الاول

المراجعة الخارجية

الفصل الاول

من هو المدقق

لابد قبل بدئ الحديث عن المراجعة وتدقيق الحسابات من ان نتحدث ولو قليلا عن الشخص الذي سيقوم بهذه العملية من حيث صفاته , من يقوم بتعيينه , ما هي واجباته .

اولا : صفات المدقق

1-ان يكون مقيدا بالسجل العام للمحاسبين القانونيين .

2-ان يكون عضوا في جمعية المدققين .

3-ان يكون على معرفة واسعة بنظريات المحاسبة وطرق تطبيقها عمليا .

4-ان يكون على علم تام باصول المراجعة ونظرياتها .

5-ان يكون ملما بالقوانين عامة وخاصة قوانين الضرائب

والعمل والتجارة والشركات والضمان الاجتماعي

والجمارك.

6-ان يزود نفسه بالمعلومات الفنية الخاصة عن المنشأة التى

يدققها

7-ان يكون دقيقا غير متهاون .

8-ان يكون سريع البديهة حاضر الفهم ولبقا .

9-ان يكون حكيما ودبلوماسيا .

10-ان يكون قوي الشخصية , امينا لاقصى حدود الامانة .

11-ان يكون واقعيا لا يتأثر بالآخرين .

ثانيا : تعيين المدقق .

في المؤسسات الفردية يكون التعيين بموجب عقد خاص بين

صاحب المؤسسة والمدقق .

اما في الشركات بشكل عام فيكون التعيين بقرار من مجلس الادارة

ثالثا : اعمال مخلة لآداب وسلوك مهنة التدقيق .

*مزاولة العمل بالاشتراك مع شخص غير مرخص له .

*منح عمولة او سمسرة نظير حصوله على العمل .

*محاولة الحصول على عمل عن طريق الاعلانات او المنشورات

*محاولة اخذ عمل زميل له .

*محاولة التأثير على موظفي زميل له .

*لم يراعي اتعابه حسب جهده .

*منافسة زميل له للحصول على عمل .

*افشاء اسرار شخصية او مهنية لصاحب العمل .

**********

علينا قبل البدء في الملاحظات التالية ان لا نخلط بين حقوق المدقق وبين واجبات المدقق (الاعمال التى سيقوم بتنفيذها ) .

رابعا : حقوق المدقق

**له حق الاطلاع على الدفاتر والسجلات وفحص الحسابات .

**له الحق في السؤال والاستفسار .

**القيام بجرد خزائن الشركة .

**له الحق في حضور الهيئة العامة للشركة .

**الحق في دعوة الهيئة العامة للانعقاد .

**له الحق في الحصول على نسخ من الاشعارات التى ترسل

للمساهمين.

خامسا : واجبات المدقق

1 القيام بفحص الحسابات والتحقق من القيود وكشف الاخطاء .

2 التحقق من قيم الاصول والخصوم ومطابقتها للاسس

المحاسبية .

3 تقديم الاقتراحات التى تكون صالحة لحسن سير العمل .

4 حسن اختيار الاختبارات للعمليات المثبتة في الدفاتر .

5 حيث ان الميزانية تصور ملخصا هاما لمراكز الحسابات فمن

واجبات المدقق التحقق من سلامة هذا التصوير .

6 التأكد من تطبيق قواعد المحاسبة من ناحية

601 تسجيل الاصول بثمن الكلفة .

602 الاستهلاكات ونسبها القانونية .

603 تقويم المخزون السلعي .

604 اجراءات التسويات .

605 اعتبار المشروع مستمرا .

606 استعمال اساس النقدية .

607 عدم اخذ اي ربح لم يتحقق .

7 مراعاة سلامة تطبيق نصوص القوانين والانظمة والعقود .

8 حضور الجمعية العمومية والتأكد من صحة الاجراءات التى

اتبعت .

9 تلاوة التقرير على الجمعية العمومية ويجب ان يتضمن

901 هل حصل على الايضاحات الضرورية .

902 هل تمسك الشركة حسابات منتظمة .

903 هل الميزانية وحساب الارباح والخسائر متفقة مع الدفاتر .

الفصل الثاني

مستويات وانواع المراجعة

مستويات المراجعة

هناك ثلاثة مستويات للمراجعة التى هي عبارة عن مجموعة معايير وهي:

1 مستويات عامة تتكون من مجموعة معايير هي :

101 اتمام عملية الفحص عن طريق اشخاص لديهم التدريب الفني

الملائم والكفاية العملية .

102 ضرورة حياد المدقق واستقلاله .

103 ضرورة القيام بالعمل بالعناية المهنية اللازمة للاداء .

2 مستويات خاصة بالعمل الميداني وهي ايضا تتكون من مجموعة معايير .

201 تأدية العمل وفقا لخطة ملائمة مع الرقابة على اعمال المساعدين

202 دراسة وتقييم الرقابة الداخلية لتقدير مدى الاعتماد عليها .

203 الحصول على القدر الكافي من ادلة الاثبات .

3 مستويات اعداد التقرير .

301 ان يبين التقرير ما اذا كانت القوائم المالية معدة طبقا للمبادئ

المحاسبية المتعارف عليها .

302 ان يبين التقرير ما اذا كانت المبادئ المحاسبية المتعارف عليها

قد طبقت في الفترة السابقة ايضا .

303 تعتبر البيانات الواردة في القوائم المالية معبرة عن هذه القوائم .

304 يجب ان يحتوي التقرير رأى المراجع فيما يتعلق بالقوائم المالية

كوحدة واحدة .

كفاية التخطيط وتوقيت العمل الميداني

ان لتعيين المراجع في وقت مبكر مزايا عديدة حيث تمكنه من تحديد المدى الذي يستطيع ان يعمل من خلاله ويضمن له القيام بالفحص

بطريقة اكثر كفاية ويساعد على وضع الخطط السليمة .

اما عن توقيت القيام بالمراجعة , فمن خلال الفحص الدوري يمكن للمراجع عمل اختبارات لسجلات العميل واجراءات القيد بها لاكتشاف مدى تمثيلها للواقع .

المراجعة الميدانية

قبل بدء الحديث عن المراجعة الميدانية يجب ان نفرق بين القطاعات المحاسبية المختلفة لان اجراءات المراجعة الميدانية تختلف من قطاع لاخر

ويمكن تقسيم هذه القطاعات الى

القطاع العام :

والمقصود بهذا المنشآت ذات الصفة الحكومية او غير الحكومية التى تخضع للقواعد الحكومية , وهذا يعطيها صفة العمومية ومن المعروف ان الحكومة تقيد حساباتها بطريقة مختلفة عن المنشات الصناعية او التجارية الا ان طريقة المراجعة فى كل الحالات واحدة .

القطاع الخاص :

في هذا القطاع تختلف علاقة المدقق او المراجع باصحاب العمل تبعا لنوعيات المؤسسات , حيث ان مراجعة شركات الاموال اجبارية حسب القانون اما مراجعة شركات الافراد فهي اختيارية .

اي انه هناك مراجعة يتطلبها القانون , مثل الشركات المساهمة التى لابد من وجود وسيلة يطمئن بها المساهم على اساس ان الحسابات المقدمة صحيحة وتمثل المركز المالي للشركة .

ولا بد في هذه العجالة من الحديث بايجاز عن التوقيت الزمني للمراجعة والتي يمكن تقسيمها الى ثلا ثة اقسام :

1 المراجعة المستمرة

اي القيام بالمراجعة المستمرة طوال العام او على فترات دورية ومن اهم مزاياها , انه يمكن للمراجع القيام بعمل اكثر تفصيلا , وان قيد العمليات يراجع فور الانتهاء منها , وانه يمكن الانتهاء من المراجعة الاخيرة في فترة قصيرة , وان كثرة تردد المراجع على المؤسسة له تأثير على انتظام العمل

ويمكن المراجع من التعرف على اوجه وتفاصيل المؤسسة , خلافا لما يتركه من اثر نفسي على موظفي المنشأة مما يقلل من فرص ارتكاب الخطأ والغش ,

واخيرا فان المراجعة المستمرة تؤدي لانتظام العمل بالنسبة لاعمال المراجعة والمراجع .

2 المراجعة النهائية :

ان المقصود بالمراجعة النهائية اي المراجعة التى تبدأ بعد ان اتمت ادارة الحسابات تقييد وترحيل العمليات واستخراج الحسابات الختامية , وتتم المراجعة بطريقة متواصلة , وان احسن الطرق للمراجعة هي ان تعمل مراجعة جزئية اثناء السنة بواسطة مراجع , ويقوم اخر بعمل المراجعة النهائية

3 الفحص الخاص :

ان الفحص الخاص هو احد انواع المراجعة وقد يكون لاحد الاسباب

التالية

1\3 ان يكون لحساب فرد او شركة لمعرفة اتجاه الارباح الحقيقية بقصد

الشراء او المشاركة او الاندماج .

2\3 ان يكون الفحص لحساب شريك جديد او شريك يريد الانفصال .

3\3 فحص الميزانية لحساب بنك او ممول , لغرض معين .

4\3 فحص الحسابات لغرض تقييم الاسهم .

5\3 فحص الحسابات بغرض اكتشاف غش او خطأ .

6\3 فحص الحسابات بقصد وضع نظام جديد للمحاسبة .

7\3 فحص الميزانية بقصد معرفة المركز المالي للمنشأة .

8\3 فحص ضريبي للتأكد من صحة وانتظام الحسابات .

9\3 فحص الحسابات والدفاتر بواسطة خبير لاعطاء رأي قضائي .

البدء في مراجعة جديدة

قبل ان يبدأ المدقق في فحص السجلات والدفاتر عليه ان يقوم بجولة استطلاعية لمصانع ومخازن ومكاتب المنشأة وعليه ان يطلع على السجلات اولا و لان هذا سيعطيه صورة مختصرة عن سياسات وخطط اصحاب المنشأة وبذلك يتمكن من ان يقرر اذا ما كانت العمليات قد اعتمدت من المؤولين ونفذت حسب توجيهاتهم , وعند البدء على المدقق طلب شهادة بالسجلات الدفترية والتنظيمية التى تحتفظ بها , ويشمل لفظ السجلات ما يلي :

1 السجلات الغير مالية وتشمل :

1\1 عقد التأسيس والنظام الداخلي .

2\1 دفاتر محاضر الاجتماعات .

3\1 الاقرارات الضريبية .

4\1 التقارير المالية عن السنوات السابقة .

5\1 العقود مع العملاء والموردين .

6\1 عقود الموظفين والعمال والمستشارين .

7\1 العقود الحكومية .

8\1 ملفات المراسلات .

2 المجموعة الدفترية , والتى تشمل

1\2 دفاتر اليومية

2\2 الاستاذ العام

3\2 الاستاذ المساعد

وان استعراض المدقق لهذه السجلات يعطيه فكرة عن , النظام المتبع في الشركة , دقة السجلات وكفايتها , نظام الحفظ وكفايته , واخيرا العمليات الاساسية التى تقوم بها المنشأة .

كما انه على المدقق ان يطلب تقريرا مفصلا عن نظام الرقابة الداخلية ويكون معتمدا من المسؤلين , ومتى كون المدقق فكرة مبدئية عن المنشأة

وذلك عن طريق الزيارة ودراسة السجلات ونظام الرقابة , فانه بعد ذلك يستطيع ان يصمم برنامجا للتدقيق .

وحقيقة الامر ان المدقق لا يستطيع ان يقوم بمفرده بمهمة المراجعة , وعلية الاستعانة بموظفيه ولكي يتم التنسيق يجب ان يكون هناك برنامج يسير عليه الموظفين وعند القيام بكل عملية يقوم المدقق او مساعديه بالتوقيع بجانب الخطوة التى تمت ,

وخلاصة القول ان اهم اغراض برنامج التدقيق هو انه خطة تفصيلية للتدقيق, وانه سجل للعمل المنتهي في التدقيق, واخيرا فهو برنامج للتخطيط والرقابة .

الفصل الثالث

اجراءات المراجعة

قبل الخوض في الحديث عن اجراءات المراجعة لا بد من التفريق وعدم الخلط بين اجراءات ومعايير المراجعة , فان المعايير هي المبادئ الاساسية التى تحكم طبيعة وامتداد التحقق , اما الاجراءات فهي تمثل الخطوات التفصيلية التى تكون وظيفة الفحص , وكمثل لاجراءات المراجعة , جرد الاصول في المنشأة , ولابراز التفرقة بين معايير المراجعة واجراءاتها ناخذ المخزون السلعي كمثال , فاحد معايير اداء العمل الميداني هو الحصول على اثباتات كافية ومقنعة وبتطبيق ذلك على المخزون السلعي فانه يتطلب اثباتا لكميات واسعار المخزون السلعي وحتى يتحقق هذا المعيار يتخذ المدقق الاجراءات التالية :

ا - مقارنة الاسعار المستخدمة في التسعير مع اسعار فواتير المشتريات .

ب - الاستفسار عن اسعار السوق الحالية .

ج - التحقق من النواحي الحسابية لقوائم جرد المخزون .

اجراءات المراجعة

اولا : المراجعة المستندية

1 الشروط الواجب توفرها في السند

1\1 ان يكون مستوفيا للشروط القانونية .

2\1 التأكد من اسم الطرف الموجه له السند " اسم المنشأة وليس صاحبها

او احد الشركاء "

3\1 التأكد من تاريخ السند .

4\1 التأكد من طبيعة العملية " نفس عمل المنشأة ".

5\1 استيفاء السند للتواقيع الاصولية .

6\1 مراعاة نوع النفقة في السند " هل هي رأسمالية ام ايراديه ".

2 التفرقة بين المصروفات الرأسمالية والمصروفات الايرادية , وفيما يلي

بعض النفقات الرأسمالية خلال الحياة الانتاجية للاصل

1\2 نفقات التحسين .

2\2 نفقات الاضافة .

3\2 نفقات الاحلال .

4\2 نفقات التعديل .

وان اهمية التفريق بين المصروفات الرأسمالية والمصروفات الايرادية

ذات تأثير هام على صحة نتيجة المنشأة وسلامة اظهار المركز المالي ,

فمعاملة المصروف الرأسمالى كايرادي يؤدي الى تقليل فائض نتيجة

الفترة .

3 السندات المفقودة

في بعض الاحيان لا يعثر المدقق على احد المستندات , هنا عليه ان يسجل بذلك ملاحظة , فان ظهر فلا خلاف في ذلك اما في حالة عدم ظهور المستند فيجب ان يطلب بدل ضائع او الاستعانة بشواهد اخري .

ثانيا : المراجعة المحاسبية

ويقصد بها المراجعة الرقمية للقيم والكميات وتشمل :

1 مراجعة نقل الارصدة الافتتاحية .

2 التأكد من الصحة الحسابية للمستندات .

3 مراجعة جميع اليوميات الاصلية .

4 مراجعة الترحيل من اليوميات الى الاستاذ المساعد .

5 مراجعة وترصيد حسابات الاستاذ .

6 مراجعة نقل المجاميع .

7 مراجعة صحة نقل المبالغ من الاستاذ الى ميزان المراجعة .

8 مراجعة العمليات الحسابية مثل الاستهلاكات والمصاريف المقدمة

والمستحقة .

9 مراجعة نقل الارقام الى التقارير المالية .

ثالثا : المراجعة الفنية

1 المعاينة والجرد

اي القيام باجراءات العد والقياس او الوزن ومعاينته حيث يوجد ثم

مقارنته بما هو مسجل في السجلات ومسؤولية المدقق عند الجرد هي :

1\1 ان يكون على معرفة فنية بالاصول المجرودة .

2\1 ان يكون قادرا على التمييز بين ماهو اصيل ومزيف .

3\1 التوحيد في اجراءات الجرد .

2 الاستفسار واالتتبع

على المراجع القيام بالاستفسارات اللازمة وتتبعها ومنها

1\2 الاستفسار عن اية التزامات غير مثبتة في الدفاتر .

2\2 الاستفسار عند دراسة وتقييم الرقابة الداخلية .

3\2 الاستفسار عن القيود المثبتة في الدفاتر .

4\2 الاستفسار عن العمليات المعلقة .

5\2 تتبع سداد الديون .

3 الحصول على شهادات وقرارات من خارج المنشأة

ويكون ذلك عن طريق مخاطبة من تتعامل معهم المنشأة مثل , شهادات البنوك , مصادقات الارصدة للعملاء , عقود العقارات والاليات .

4 الحصول على شهادات واقرارات من داخل امنشأة

وهذه يجب ان تكون صادرة عن اشخاص مسؤولين داخل المنشأة.

5 الدراسة الانتقادية والتمعن

يقوم المدقق بدراسة احد الدفاتر , وعن طريق التمعن والملاحظة

يستطيع ان يكشف اي امر ضروري لم يظهر اثناء المراجعةالمستندية .

6 المقارنة والربط بين المعلومات

اي القيام بالمقارنة بين البنود الواحدة في المدد المالية المختلفة , اماالربط بين المعلومات فهو استخراج نسب معينة الى عناصر مثل

1\6 نسبة اجمالي الربح الى المبيعات .

2\6 نسبة المصروفات الى اجمالي الربح .

3\6 نسبة ايراد الاستثمار الى الاستمار .

المراجعة المستندية للنقدية

قبل الحديث عن المراجعة المستندية للنقدية من المستحسن ان نذكر انواع دفاتر النقدية المستخدمة في الغالب :

1 دفتر نقدية الصندوق .

2 دفتر نقدية البنوك .

3 دفتر نقدية الصندوق والبنوك .

4 دفتر الايرادات والمصروفات .

5 دفتر المقبوضات .

6 دفتر المدفوعات .

ومن المهم بالنسبة لدفتر النقدية ان يتاكد المراجع من رصيد النقدية بعدها بصورة مستمرة وامام موظف مسؤول وان ياخذ تفاصيل كاملة عن النقود المعدودة , كما انه عليه التحقق من ارصدة البنوك ومطابقتها واعداد التسويات اللازمة.

المراجعة المستندية للمدفوعات

تعتمد هذه المراجعة على المستندات المقدمة من خارج المنشأة وتكون في

صورةايصالات او شيكات من جزئين تلاول شيك والثاني كايصال , وهذه المستندات تعتبر المستند الرئيسي لعمليات المدفوعات , وعند مراجعتها يجب التاكد من صحة توجيه العملية.

تسديدات مشتريات آجلة

عند الشراء يكون المستند هو الفاتورة وعند التسديد يكون المستند هو الايصال وحتى يستطيع المدقق الربط فيما بينهما من المستحسن الاشارة لارقام الفواتير على الايصال , و في حالة اخري تكون الفاتورة (فاتورة الشراء) هي المستند لعمليتي الشراء والدفع في نفس الوقت , وفي حالة نقص او عدم وجود

الايصالات يقوم المدقق بعمل كشف بالنواقص ويطلب من المنشأة الكتابة للعملاء للحصول على مستندات قبض رسمية .

المشتريات النقدية

هذا النوع من المدفوعات لا نجدة كثيرا في المنشأت الكبيرة ولكن نجد ان

لمشتريات النقدية تمثل جانبا كبيرا من مشتريات المؤسسات الصغيرة , وهنا يجب الحصول على ايصال او فاتورة مخالصة او اي مستند يدل على استلام البضاعة ودفع ثمنها , وعلى المدقق متابعة التوجيه الصحيح للعملية , والتاكد من دخول البضاعة للمخازن .

مدفوعات المصاريف الايرادية

* الرواتب والاجور

تراجع مستنديا من ناحية مراجعة كشف الرواتب والاجور مع الملفات الخاصة بالمستخدمين , تدقيق العمليات الحسابية والاقتطاعات والاعفاءات , التاكد من توقيع الموظف بالاستلام وان الكشف معتمد من المسؤولين .

* مصروفات الانتقال

هذا المستند قد يكون عبارة عن مستند داخلي مثل سند الصرف او امر الصرف ومعتمد من المسؤول واذا امكن تاييدة بمستند خارجي مثل تذكرة الطائرة او القطار او الباخرة .

* البريد والبرق والهاتف

* الايجارات

* الكهرباء والمياه

* الرسوم الجمركية

* المطبوعات والقرطاسية

* المجلات والدوريات

* الدعاية والاعلان

* اتعاب المراجعين

* اقساط التامين

ان كل ما ذكر اعلاه يمكن مراجعتة من خلال الاطلاع على العقود والبوالص والمخالصات والايصالات والفواتير المقدمة من العملاء .

* العمولة والسمسرة

في حالة عمولة وكلاء البيع يجب الاطلاع على عقد الوكالة او الكشف المرسل من الوكيل , اما العمولة للمستخدمين فتراجع من واقع العقود .

* مصروفات النقل والشحن

مراجعة الكشوفات والفواتير المرسلة من الناقلين وكذلك الايصالات , وهذه

المصاريف يجب الاهتمام بتوجيهها فربما تكون عائدة لاصل ما او مشتريات .

* المصاريف القضائية

تنقسم هذه المصاريف الى

1 مصاريف قضائية للحصول على اصل ثابت .

2 مصاريف قضائية خاصة بمشكلات المنشأة مع الغير .

3 اتعاب المحاماة االسنوية .

في هذه الحالة على المدقق الاطلاع على العقود والفواتير التى تظهر سبب المصروف ويجب مراعاة التوجيه السليم لها .

* مصاريف البنك

تكون مراجعتها من واقع كشوفات البنك واشعاراته .

* مصاريف السيارات

هذه المصاريف تحتاج لعناية كبيرة فهناك مصاريف التامين والمحروقات والزيوت والصيانة وهي مصاريف ايرادية كما انه هناك مصاريف راسمالية يجب الانتباه لها

مدفوعات راسمالية

* مشتريات الاراضي والمباني

* الالات والمعدات

* الاثاث والمفروشات

* السيارات

* سداد القروض

* شراء اوراق مالية

* رد الزائد في راس المال

على المراجع للتاكد مما سبق الاطلاع على سندات التسجيل وعقود الملكية والفواتير والايصالات والمخالصات والرخص الحكومية واية عقود اخري تختص بهذه البنود وان يتاكد انها مسجله باسم المنشأة وليس باسماء افراد .

المراجعة المستندية للعمليات الخارجية

ان نطاق مراجعة العمليات التجارية نطاق واسع جدا ساحاول ان الخصه في النقاط التالية مع شيء من التفصيل :

المراجعة المستندية للعمليات التجارية

تعتبر فاتورة المشتريات هي المستند الرئيسي وعلى المراجع ان يتحقق من ان هذه الفاتورة صحيحة ومعنونة باسم المنشأة والتحقق من دفتر البضاعة الواردة للتاكد من الورود الفعلي , وقد يصادف المراجع بعض المشتريات دون فواتير وهنا عليه ان يعزز مراجعته بالرجوع لامر الشراء ودفتر البضاعة الواردة وكشف حساب العميل البائع .

مراجعة الترحيلات والعمليات الحسابية

يقوم المراجع باختبار الترحيلات من دفتر يومية المشتريات الى الحسابات الشخصية للعملاء , وكذلك المجاميع الافقية والراسية , والتاكد من نقل الارصدة من صفحة لاخري , اضافة لذلك التحقق من عمليات الضرب والطرح والجمع .

مراجعة المشتريات بالتقسيط والمشتريات المستقبلية

الاطلاع على العقود ان كانت بالتقسيط او تاجيرية ومراعاة الشروط الواردة في العقود اضافة الى الاطلاع على الفواتير ومستندات القبض اللازمة عند الدفع .

مردودات المشتريات

1 لا ترد البضاعة الا اذا فحصت بدقة وتبين السبب في ارجاعها .

2 القيام بتحرير اشعار مدين للبائع .

3 التاكد من الخروج الفعلي للبضاعة .

4 استلام اشعار القيد من البائع باعادة قيمة البضاعة .

وهنا على المدقق القيام الخطوات التالية

1 اختبار الترحيل من دفتر اليومية الى حساب الموردين .

2 مراجعة تقييد مجاميع دفتر اليومية لمردودات المشتريات .

3 اختبار المجماميع والعمليات الحسابية .

4 التاكد من صحة نقل المجاميع .

مراجعة المبيعات

من اهم مبادئ المبيعات الاجلة انه اذا تم البيع بطلبات او عقود ان يخصص دفتر خاص لهذه الطلبات او العقود , وان يتم تحرير امر صرف بالبضاعة وارساله الى المخازن و بعدها يتم عمل الفاتورة اللازمة بناء على امر الصرف من المحازن وان تكون الفواتير ذات ارقام متسلسلة , واخيرا ان يكون هناك مراقبة خاصة على مبيعات الاصول .

اما في حالة ارسال بضاعة الامانة للوكيل فتقيد جميع بيانات الفاتورة الصورية عدا الثمن ولا تجري اية قيود حتى يرسل الوكيل كشف البيع ويقيد ماورد فيه مراعيا نوع العمولة .

المراجعة المستندية للاعما ل اخرى

اوراق القبض واوراق الدفع

على المراجع التحقق من احكام عملية استلام الاوراق التجارية وحفظها اضافة للتاكد من اوامر التصرف بها وان يتتبع الورقة من الاستلام حتى السداد في تاريخ استحقاقها .

بالنسبة لعملية المراجعة والتدقيق الاخرى فانها تتم كما في المشتريات والمبيعات من ناجية المجاميع والترحيل ..... الخ .

حافظة المراجـــــــــــع

الملف الدائم للمراجعة

يجب ان يحتوي الملف الدائم للمراجعة على ما يلي:

1 صورة عن عقد التاسيس والنظام الداخلي .

2 شهادة بدفاتر وسجلات المنشأة .

3 نماذج تواقيع المسؤولين .

4 برنامج المراجعة .

5 نسخ عن التقارير المالية والميزانيات السابقة .

6 القرارات الهامة لمجلس الادارة .

7 ملخص عن القرارات الضريبية .

اوراق العمل في المراجعة

1 الغرض منها

101 تسهيل اعداد تقرير المراجع

102 تؤيد وتشرح الاراء والتحفظات .

103 تحتوي معلومات يحتاج اليها المراجع .

104 تنظم وتنسق عملية المراجعة .

2 انواعها

201 ميزان المراجعة العام .

202 تقرير عن نظام الرقابة الداخلية .

203 برنامج المرجعة .

204 قيود اليومية عن التعديلات .

205 تحليل الحسابات .

206 مستخرجات محاضر الاجتماعات .

207 ملخصات ومذكرات تسوية .

طريقة سير العمل

هناك مجموعة من القواعد العامة المهمة التى يجب ان يتقيد بها المراجع ولا باس من ذكرها هنا كنقاط محددة

1 يجب ان يقوم المراجع بتنفيذ برنامجه بطريقة لا تشل حركة المنشأة .

2 اختيار الوقت المناسب للمنشأة للحصول على استفساراته المطلوبة .

3 ان لا يشجع قيام صداقات شخصية .

4 ان لا يذيع اسرا ر العمل .

5 ان لا يسخدم قلم الرصاص للمراجعة .

6 ان لا يترك اي عملية قبل ان تتم .

7 ان لا يفسر معنى العلامات والرموز التى يستخدمها .

الفصل الرابع

تقييم الرقابة الداخلية

ان المستوى الثاني من مستويات العمل الميداني هو تقييم ودراسة الرقابة الداخلية التى هي تخطيط التنظيم الاداري للمنشأة وما يرتبط به من وسائل او مقاييس تستحدم داخل المنشأة للمحافظة على اصول المنشأة , ومن هنا نجد ان مفهوم الرقابة الداخلية اتسع نطاقه بحيث تخطي حدود الاشراف على الاقسام المالية والمحاسبية .

مقومات نظام الرقابة الداخلية

الخطة التنظيمية

يجب ان تكون الخطة مرنة وبسيطة وواضحة وتحدد خطوط السلطة والمسؤوليات وان يكون لها المقدرة على تحقيق الاستقلال الوظيفي بين الادارات المختلفة .

النظام المحاسبي

ضرورة وجود نظام محاسبي سليم لتحقيق الرقابة على سجلات التشغيل وتنفيذ العلمليات وتبويب البيانات ووضع دليل مبوب للحسابات .

مستويات الاداء

يجب ان تمدنا مستويات الاداء بالوسائل التى تضمن دقة اتخاذ القرارات والتسجيل , ويتم ذلك عموما بتقسيم الواجبات والمسؤوليات .

مجموعة الافراد

يجب ان يتوافر مجموعة من الافراد الاكفياء لهذا الغرض .

الرقابة الداخلية والمدقق الخارجي

يجب على المدقق الخارجي ان ياخذ في اعتباره الفحص الذي يقوم به المدقق الداخلي بحيث يكون هذا الفحص مكملا لعمله وليس بديلا له واول ما يهتم به المدقق الخارجي هو الرقابة المحاسبية التى من الضروري ان يقيمها .

واذا ظهر للمدقق الخارجي عدم فاعلية نظام الرقابة الداخلية القائم فيجب ان يقوم بتقديم الاقتراحات التى يراها مناسبة , وان فحص الرقابة الداخلية في المنشأة يعتبر واجبا على المدقق الخارجي ان يقوم به .

تقييم الرقابة الداخلية

الطريقة التقليدية

اي الاستقصاء بالاسئلة عن طريق اعداد قائمة نموذجية باسئلة واقعية عن الاجراءات المتبعة بالنسبة لوظائف المنشأة وعملياتها المختلفة , وتقييم الرقابة الداخلية بالاستقصاء يتم في بدء قيام المدقق بعمله اذا كانت مستمرة من بداية العام حيث ان العادة ان تقدم الاسئلة للمدير المالي الذي يتولى الاجابة عليها ويعيدها للمدقق ,

وهنا اؤكد على مراعاة التفرقة بين اسباب القصور البسيطة وبين الجسيمة وان تكون الاسئلة محتوية على وصف تفصيلي , وان تظهر مصادر المعلومات المستخدمة .

التقرير الوصفي للرقابة الداخلية

هنا ناخذ مثالا على تحصيل النقدية , فان المدقق يقوم بالعمل بالصورة التالية :

* فتح وتوزيع البريد

* اعداد سجل خاص لتسجيل النقدية الواردة .

* من يقوم بالتسجيل بالدفاتر .

* سرعة تسجيل النقدية الواردة .

* استخدام دفاتر ايصالات متسلسلة .

* الرقابة على المبيعات النقدية كافة .

* المتحصلات من العملاء .

* امكانية توصل امين الصندوق لدفاتر الاستاذ .

مما سبق فان النظام الضعيف يتمثل في عدم وجود تقسيم كاف للعمل اما الرقابة الداخلية القوية فتتطلب ان يعهد بالعمل الى ادارات منفصلة .

الملخص التذكيري

يشتمل هذا الملخص على بيان تفصيلي بالاجراءات والوسائل التى يتميز بها اي نظام سليم للرقابة الداخلية , ومما يعيب ذلك ان هذه الطريقة لا ينتج عنها تسجيل كتابي لنتائج الفحص , كما انها لا تحقق التسيق والتوحيد .

الاثار المترتبة على نتيجة تقييم الرقابة الداخلية

ان دراسة وتقييم الرقابة الداخلية تمكن المدقق من اتخاذ القرارات عن مدي امكانية الاعتماد عليها او توسيع نطاق الاختبارات , ومن المستحسن ان يقوم المدقق باختبار الرقابة الداخلية على فترات دورية .

ان قيام المدقق باختبار عينات في فحصه تستند على

1 كبر وضخامة المنشأة وتكرارها اليومي .

2 ان مسؤولية دقة السجلات والبيانات تقع على مسؤولية الادارة .

3 اختبار عينات ممثلة للمجموع .

ولكن هناك مشكلات للمراجعة الاختبارية منها , كيفية تحديد حجم العينات , كيفية اختيار المفردات في العينة , اضافة لذلك تحديد حجم العينة واخيرا كيفية تقييم نتائج العينة .

ولحل هذه المشاكل يجب على المدقق ان يحدد نوعية الرقابة الداخلية المطبقة والظروف التى اكتنفتها اثناء قيامه بالتدقيق , ويحدد طبيعة العمليات ونوع الموظفين , وهناك مدخلين في تحديد العينة وحجمها وتقييم نتائجها هما مدخل الحكم الشخص , ومدخل العينات الاحصائية .

فمدخل الحكم الشخصي يتم باحدي الطرق التالية .

1 فحص 10% من العمليات مثلا .

2 فحص وحدة كاملة .

3 فحص كل مبلغ يزيد عن حد معين .

اما مدخل العينات الاحصائية فهو يعتمد على جداول احصائية في اختيار العينة وفي سبيل ذلك على المدقق ان يحدد مقدما ما يلي

1 تعريف الهدف وطبيعة الاختبار .

2 تحديد طريقة اختبار العينة .

3 احتساب حجم العينة .

4 تقييم نتائج العينة.